Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos données

Bächinger Musik GmbH est responsable de l’exploitation de ZeitFinder. Pour toute question concernant la protection des données ou vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@zeitfinder.ch.

La personne qui organise un sondage détermine les données nécessaires à la planification et les destinataires des résultats. Pour les sondages d’une école ou d’une autre organisation, veuillez aussi consulter ses informations sur la protection des données. La présente déclaration explique les traitements effectués par ZeitFinder.

Quelles données nous utilisons et pourquoi

ZeitFinder aide à organiser des rendez-vous communs et des emplois du temps. Nous utilisons les titres des sondages, les dates et horaires, les noms ou abréviations, les disponibilités et les autres informations saisies par vous ou la personne organisatrice. Il peut s’agir d’adresses e-mail, de durées de cours, de champs supplémentaires et de remarques facultatives.

Nous utilisons les adresses e-mail pour envoyer les liens d’accès et de confirmation ainsi que les notifications activées. Lors de l’achat de crédits, nous traitons les coordonnées et justificatifs de paiement nécessaires à l’achat et à la facturation. Nous enregistrons aussi la version des conditions d’utilisation acceptée et la date de l’acceptation. Pour traiter les demandes d’assistance, nous utilisons les informations que vous nous communiquez.

Lors de la consultation du site, des données de connexion sont générées, notamment l’adresse IP, l’heure et des informations sur le navigateur. Elles peuvent être traitées pour fournir le service, résoudre les erreurs et assurer sa sécurité. Pour améliorer ZeitFinder, nous enregistrons aussi les fonctions utilisées, par exemple l’enregistrement des disponibilités. À cette fin, nous conservons le sondage concerné, un identifiant de session temporaire ainsi que les catégories d’appareil et de navigateur.

Vos données proviennent de vous, de la personne qui organise votre sondage ou de l’utilisation du service. Ne saisissez que les informations nécessaires à la planification. Évitez les données de santé et les autres informations particulièrement confidentielles dans les remarques et pièces jointes. Lorsqu’un nom complet n’est pas nécessaire, vous pouvez utiliser des initiales ou un nom abrégé. Une fonction ne peut pas être utilisée sans les données qui lui sont nécessaires.

Qui peut voir vos données

Pour les nouveaux sondages, la vue « Quand le plus de personnes sont-elles disponibles ? » est activée par défaut. Les personnes disposant du lien du sondage peuvent voir les noms et les disponibilités du groupe. La personne qui organise le sondage peut désactiver cette vue pour les participants ; ils ne voient alors que leur propre réponse. Les sondages existants conservent leur réglage actuel. La personne qui organise le sondage peut consulter et gérer toutes les réponses. Les adresses e-mail et les informations personnelles supplémentaires saisies dans le formulaire par les autres participants ne sont pas affichées dans la vue d’ensemble.

Les liens partagés vers les résultats et les emplois du temps peuvent également rendre visibles des noms et des résultats de planification. Les liens personnels de modification et d’administration donnent les accès correspondants à un sondage. Traitez-les comme confidentiels et ne les transmettez qu’aux personnes autorisées. Les notifications par e-mail activées peuvent contenir des informations sur le sondage.

Lorsque vous utilisez les fonctions d’IA

Les calculs habituels de créneaux et d’emplois du temps sont effectués sur le serveur ZeitFinder. Lorsque vous utilisez une fonction d’IA, ZeitFinder transmet à OpenAI les données utilisées à cette fin. Elles peuvent inclure des noms, des disponibilités, les remarques activées, vos instructions ainsi que les fichiers, images et enregistrements vocaux sélectionnés.

Ne transmettez que des contenus que vous êtes autorisé à utiliser à cette fin. Pour les données des élèves, il convient notamment de respecter les règles de protection des données de l’école et les éventuels consentements nécessaires. Le lancement d’une fonction d’IA ne remplace pas ces conditions.

ZeitFinder demande à OpenAI de ne pas conserver les requêtes et les réponses en vue d’une consultation ultérieure. La suppression des fichiers PDF téléversés est demandée après leur traitement ; une suppression automatique au bout d’une heure est également configurée pour ces fichiers. Le prestataire peut toutefois conserver des données à des fins de sécurité ou pour respecter des obligations légales. Pour en savoir plus, consultez les informations d’OpenAI sur le traitement des données de l’API.

Pour la facturation et l’amélioration des fonctions d’IA, ZeitFinder conserve des justificatifs d’utilisation et peut conserver les instructions saisies ainsi que des interprétations réutilisables de souhaits de planification. N’incluez donc que les données personnelles nécessaires, même dans les instructions. Les propositions de planification servent d’aide à la décision ; leur vérification et leur utilisation relèvent de la personne organisatrice.

Quels prestataires interviennent

Nous faisons appel à des prestataires externes pour certaines prestations. Ils reçoivent les données nécessaires à leurs missions respectives :

• Railway fournit l’infrastructure d’hébergement. La base de données active de ZeitFinder est une base de données SQL (PostgreSQL).
• Resend envoie les e-mails et traite à cette fin les adresses des destinataires ainsi que le contenu des messages, qui peut inclure des liens d’accès personnels.
• Stripe traite les paiements. Les données de paiement sont recueillies par Stripe lors du paiement. ZeitFinder reçoit les informations nécessaires à l’attribution et à la comptabilisation de l’achat.
• OpenAI traite les contenus transmis aux fonctions d’IA.

Dans le cadre de ces prestations, des données peuvent aussi être traitées à l’étranger, notamment aux États-Unis. Vous pouvez demander la région d’hébergement exacte et les mesures de protection convenues avec les prestataires concernés au contact indiqué ci-dessus. Les informations des prestataires accessibles par les liens expliquent leurs propres traitements de données ; elles ne remplacent pas la présente déclaration.

Résultats enregistrés

L’état actuel de vos résultats est enregistré sur le serveur ZeitFinder. Cela comprend les résultats de planification, les résultats de l’IA, la mise en forme et les paramètres de planification. Votre lien d’administration privé vous permet de retrouver cet état dans d’autres navigateurs et sur d’autres appareils. Les résultats existants des sessions de navigateur encore disponibles sont importés à l’ouverture. Aucun nouveau calcul par l’IA n’est nécessaire. Gardez votre lien d’administration confidentiel.

Ce qui est enregistré dans le navigateur

ZeitFinder conserve temporairement vos saisies et résultats dans votre navigateur pour vous permettre d’utiliser l’application. Votre accès personnel en tant que participant et votre accès administrateur à chaque sondage sont conservés durablement dans le même navigateur afin de vous reconnaître lorsque vous rouvrez le sondage. À cette fin, nous enregistrons uniquement les clés d’accès nécessaires et, pour les participants, l’identifiant de la réponse. Les autres données sont généralement conservées jusqu’à la fin de la session de l’onglet. Elles peuvent rester plus longtemps si le navigateur restaure les onglets précédents. Vous pouvez supprimer ces données dans les paramètres de votre navigateur. Cela ne supprime pas les sondages enregistrés sur le serveur.

Un cookie nécessaire est également utilisé pour l’accès protégé de l’exploitant afin de maintenir la connexion pendant huit heures au maximum. Conservez vos liens d’accès personnels en lieu sûr si vous souhaitez revenir à votre sondage ultérieurement.

Si vous choisissez explicitement une langue, ZeitFinder enregistre ce réglage pendant un an au maximum dans le cookie « zf_language ». Sans choix de votre part, le site utilise les langues préférées de votre navigateur dans la mesure où des traductions sont disponibles. Le cookie de langue ne contient aucun lien d’accès personnel ni contenu de sondage.

Combien de temps les données sont conservées

Les sondages restent enregistrés jusqu’à ce que leur suppression soit demandée ; ils ne sont pas supprimés automatiquement après un délai fixe. Vous pouvez modifier vos informations via votre lien personnel de modification. Pour faire supprimer votre réponse, contactez la personne qui organise le sondage ou le contact indiqué ci-dessus. Les organisateurs peuvent supprimer les réponses des participants dans l’administration.

Pour l’assistance, la sécurité, les statistiques d’utilisation et les justificatifs d’utilisation de l’IA, la conservation dépend de la finalité, des justificatifs nécessaires et des obligations légales. Il n’existe pas de délai unique de suppression automatique. Les documents commerciaux et comptables soumis à une obligation légale sont conservés pendant la durée prescrite.

Les sauvegardes de la base de données peuvent contenir des données antérieures et ne sont pas immédiatement purgées dans leur intégralité lors d’une suppression dans l’application active. Les durées de conservation applicables aux sauvegardes sont disponibles sur demande. Les prestataires peuvent avoir leurs propres obligations légales ou contractuelles de conservation.

Ce qui se passe lors d’une suppression

Lorsqu’une réponse de participant est supprimée, elle est retirée du sondage actif. Les résultats en direct enregistrés et les partages de résultats antérieurs sont réinitialisés. Cela ne supprime pas les copies déjà téléchargées ou transmises, les e-mails envoyés ni les résultats enregistrés sur d’autres appareils. Vous pouvez nous contacter pour une suppression plus étendue, y compris auprès des prestataires concernés.

Les règles applicables au traitement des données

Le traitement des données est notamment régi par la loi fédérale suisse sur la protection des données. Lorsque le règlement général sur la protection des données de l’UE s’applique, nous traitons les données nécessaires à la fourniture des prestations convenues pour l’exécution du contrat, y compris les demandes précontractuelles (art. 6, par. 1, let. b, RGPD). La sécurité et l’amélioration du service reposent, si nécessaire et après mise en balance des intérêts, sur nos intérêts légitimes à proposer un service sûr et fonctionnel (let. f). Les traitements imposés par la loi reposent sur une obligation légale (let. c). Lorsqu’un consentement est requis, il constitue la base juridique (let. a). La collecte et l’utilisation des données des personnes participantes par les organisateurs relèvent de leur propre base juridique.

Vos droits

Selon le droit applicable en matière de protection des données, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles et la rectification des données inexactes. Vous pouvez aussi demander leur suppression. Lorsque les conditions légales sont remplies, vous pouvez vous opposer au traitement, demander sa limitation ou recevoir vos données dans un format portable. Des obligations légales de conservation ou d’autres motifs juridiques peuvent empêcher une suppression immédiate.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour l’avenir. Ce retrait n’affecte pas le traitement effectué auparavant. Pour exercer vos droits, écrivez à info@zeitfinder.ch. Si possible, précisez le sondage concerné. Afin d’identifier les données concernées et de les protéger, nous pouvons demander un justificatif d’identité approprié.

Vous pouvez également vous adresser à l’autorité de surveillance compétente en matière de protection des données. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Lorsque le RGPD s’applique, vous pouvez notamment vous adresser à l’autorité de surveillance de votre lieu de résidence ou de travail.